Cómo realizar el control de costes de una obra en Globalgest

Hay multitud de posibilidades que hacen que te replantees cambiar o implantar desde cero un ERP en tu empresa, pero dudas si serán capaces de ofrecer a tu negocio todo lo que necesitas. Existen diferentes razones por las que una empresa estudia la posibilidad de instalar un ERP como Globalgest, entre ellas:

• Mejorar la productividad de los procesos.
• Tomar el control del negocio.
• Comenzar a trabajar de forma digital con un gestor documental.
• Integrar la información de los diferentes departamentos.

Si la razón que te ha hecho plantearte implantar Globalgest en tu empresa es una de ellas, quédate para conocer cómo realizar control de costes de una obra en Globalgest y sus principales características.

Cómo generar un albarán en Globalgest

Vamos a ver paso a paso cómo manejar el control de costes con Globalgest, empezando a generar un albarán:

1. Para generar un albarán, tienes que estar en el apartado de órdenes de compra y seleccionar generar albarán. 
2. Dentro del albarán de proveedor, puedes ver los datos asociados a la orden de compra correspondiente.
3. A continuación, abres un cuadro de imputación.
4. En este cuadro, puedes imputar costes con diferentes parámetros, como fecha analítica de imputación, distribución de los gastos en meses o subcuenta contable.
5. Una vez has finalizado de añadir los datos, guardas el cuadro de imputación y automáticamente se asocia el gasto al albarán de proveedor.
6. De nuevo, vuelve a la orden de compra y genera un segundo albarán.
7. Al tener este nuevo albarán, ya aparecen los gastos consumidos, pero se puede completar y/o repetir el cuadro de imputación importando los datos de la última importación o modificando las diferentes opciones.
8. Guardas el cuadro de imputación con los datos añadidos y se asocian los gastos del proyecto, ya que la imputación analítica de gastos se realiza en el mismo momento de la realización del albarán.
9. A continuación, accede al apartado de proyectos para ver el listado con los diferentes proyectos ya añadidos y sus datos asociados. 
10. En este caso, puedes ver las compras, incluso el margen bruto de cada una de ellas.

A estos pasos para generar un albarán, añadimos dos anotaciones de acciones que te permite hacer Globalgest:

• La fecha puede coincidir con la fecha del albarán, pero se permite modificarla sin problema, así como la distribución de los gastos en los meses necesarios.
• La subcuenta contable también puede modificarse, de lo contrario se asocia con el producto del proveedor.

En el siguiente vídeo, te mostramos un tutorial para que puedas ver cómo realizar el control de costes de una obra en Globalgest:

Informes para tener el control de costes de una obra con Globalgest

A continuación, te explicamos como ver el informe de resultados de un proyecto:

1. En el apartado proyectos, accedes al proyecto que quieras.
2. Dentro de él, encuentras la información asociada a él, pero también puedes ver informes asociados a cada uno de ellos.
3. Para ello, accede a resultados por proyecto. 
4. Una vez dentro, puedes ver diferentes puntos como producción, costes directos e indirectos, margen bruto y pendientes de imputar. También puedes seleccionar otros datos si seleccionas parámetros y el desglose de ellos.
5. Por último, si seleccionas cualquiera de los datos, puedes ver en detalle los datos que perteneces a cada uno de los puntos. En este caso, al ver más en detalle el punto de compras, podemos ver los dos albaranes que se han imputado con anterioridad.

Con estos informes, puedes analizar hasta el más mínimo detalle. Son ventajosos para las empresas porque al analizarlos, puedes generar inteligencia de negocio y tener un mayor conocimiento eficiente de tu empresa.

Cómo generar facturas de proveedor

Otro punto importante de cómo realizar el control de costes de obra con Globalgest es la generación de facturas. Para esto, tienes que seguir una serie de pasos sencillos y rápidos:

1. Accede al apartado compras y albaranes de proveedor.
2. Una vez tienes el listado de todos los albaranes, aparecen los albaranes pendientes de factura. Selecciona al cual necesites generarle una factura de proveedor.
3. En la ventana del albarán seleccionado, tienes la opción generar factura de proveedor. 
4. Cuando generas factura de proveedor, aparecen automáticamente los albaranes correspondientes con la factura.
5. Puedes añadir diferentes datos en ella, como el IVA, número de factura, número de asiento o retención, entre otros datos.
6. Añades los datos que necesites y guardas.
7. Para finalizar, en la vista de facturas del proveedor ya aparece la factura generada pendiente de pago porque aparece en rojo.

Además, en la visión general de facturas, Globalgest te permite ver varios datos asociados a cada una de ellas, como el proveedor asociado, fecha o albaranes relacionados.

Cómo hacer pagos a través de facturas

Por último, solo queda realizar el pago de la factura realizada:

1. Sí sigues en la vista de facturas de proveedor, procedes al pago seleccionando el icono de las monedas como pago rápido. 
2. Se abre una ventana con el pago y añades la cantidad pendiente de pago.
3. Para finalizar, guardas y con esto ya estaría la factura pagada.

Funciones del control de costes

Globalgest despliega un módulo de imputación de costes profesional y refinado con los años gracias a consultores profesionales. Esto nos ha permitido integrar en nuestro sistema un modelo eficiente, completo, óptimo y sencillo. Sus características son las siguientes:

• Despliegue en módulo de albaranes que supone el módulo analítico de gasto.
• Imputación de costes por líneas con cuadro de imputación avanzado:
  • Fecha analítica de imputación y número de meses de amortización.
  • Tipo de imputación: directa, indirecta, estructural.
  • Grupo de gasto: fijo, variable.
  • Tipo de gasto analítico.
  • En caso de ser un gasto directo o indirecto, se puede establecer el centro de coste a todos los niveles:
    • Obra.
    • Capítulo.
    • Partida.
    • Factor de descompuesto.
• Conexión con módulo contable, pudiendo asignar una cuenta contable fija y modificarla en cada gasto
• Conexión con módulo de órdenes de compra. Herencia automática de las pre-imputaciones establecidas.
• Conexión con app del trabajador, para la generación de los albaranes de mano de obra e imputaciones del personal, para distribución de nóminas.
• Gracias a este ágil proceso de imputación, podemos detectar desviaciones en múltiples informes de inteligencia de negocio y vistas del sistema,  por ejemplo:
  • Informes de desviaciones de obra, que tiene en cuenta también el estudio de descompuesto.
  • Informe ejecutivo, que muestra de forma sencilla ventas/costes en cuanto a proyecto/capítulo/partida.
  • Informes de cierre, desarrollo avanzado con cálculos y estimaciones a fin de obra.
  • Margen bruto por proyecto.
  • Comparativas múltiples: 
    • Ventas vs. Costes vs. Compras.
    • Albaranado vs. facturación de proveedor.
    • Contratado vs. Producido vs. Costes.

Has podido ver que realizar el control de costes de una obra con un ERP como Globalgest es algo que ayuda a los diferentes departamentos y procesos de la empresa. Además, somos conscientes de lo imprescindible que es para un negocio poder obtener informes para ver los costes y ventas de tus obras.

¿Te has quedado con ganas de seguir conociendo más funcionalidades de Globalgest?